Heizkostenabrechnungen besser verstehen – 
mit KALO ganz einfach.

Die Heizkostenabrechnung listet auf, welche Kosten für das Heizen sowie die Wassererwärmung in einem Mehrparteienhaus im Laufe einer Abrechnungsperiode angefallen sind und wie sich diese Kosten auf die einzelnen Mietparteien verteilen. Je nach Bundesland schreibt die Landesbauordnung auch den Einbau von Kaltwasserzählern vor. In diesem Fall ist auch der Kaltwasserverbrauch nach individuellem Verbrauch zu erfassen und abzurechnen. Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Betriebskostenabrechnung.

Die Heizkosten müssen mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängig verteilt werden. Damit unterscheidet sich die Heizungsabrechnung wesentlich von anderen Nebenkosten wie der Umlage der Grundsteuer, Gebäudereinigung oder dem Hausmeisterservice, die auch pauschalisiert abgerechnet werden dürfen. Die Berechnung ist deutlich komplexer als bei den übrigen Nebenkosten.

Der Verteilerschlüssel für Heizkosten ist ein wichtiger Einflussfaktor dafür, wie hoch die Heizkostenabrechnung für einen Mieter ausfällt. Er ist allerdings nicht allein ausschlaggebend. Hinzu kommt ein verbrauchsabhängiger Kostenanteil. Der individuelle Verbrauch der einzelnen Mietparteien in einem Mehrfamilienhaus wird über Heizkostenverteiler, Warmwasserzähler und Kaltwasserzähler sowie Wärmezähler für jede Partei separat gemessen.

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass grundsätzlich 50 % bis 70 % der individuellen Heizkosten durch den Verbrauch bestimmt und abgerechnet werden müssen. Die Bewohner haben durch ihr Verbrauchsverhalten also direkten Einfluss auf die Höhe ihrer Heizkosten. Lediglich der verbleibende Anteil darf durch einen pauschalen Umlageschlüssel auf die Mietparteien umgelegt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, nach welchen Kriterien der Umlageschlüssel die Kosten aufteilt:

• Umlage nach Personenanzahl im Haushalt

• Umlage anhand der Wohnfläche

• Umlage nach Anzahl der Wohneinheiten

Für die Heizkosten (auch „warme Betriebskosten“ genannt) wird in der Regel die Wohnfläche als Umlageschlüssel zugrunde gelegt.

Auch die sogenannten kalten Betriebskosten werden nach einem Verteilerschlüssel umgelegt: Hier ist für die Verteilung allerdings der Verteilerschlüssel allein maßgeblich. Zu den kalten Betriebskosten gehören u.a.:

• Kosten für den Hausmeister

• Pflege des Gartens

• Stromkosten und Wartungskosten für den Aufzug

• Allgemeinstrom

• Müllentsorgung

Wichtig ist, dass Vermieter die Art des Umlageschlüssels bereits im Mietvertrag festlegen. Dabei können für verschiedene Betriebskostenarten auch verschiedene Verteilschlüssel bestimmt sein. Sollte der Vertrag keine Vorgabe machen, muss die Wohnfläche verpflichtend als Grundlage herangezogen werden. Da es einen erheblichen Einfluss auf die individuellen Nebenkosten hat, welche Art des Umlageschlüssels verwendet wird, sollte der Mieter über die Berechnungsgrundlage informiert sein.

Was sind Heizkosten und woraus setzen sie sich zusammen? Die Heizkostenabrechnung als Teil der Betriebskostenabrechnung setzt sich aus verschiedenen Einzelposten zusammen. Dazu gehören:

• Verbrauchsabhängige Heizkosten

• Kosten für Wartung der Heizanlage, inklusive Reinigung der Anlage und des Heizungskellers

• Kosten für die Abgasmessung

• Kosten, die im Zuge der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage anfallen

• Kosten der Verbrauchserfassung (Heizkostenverteiler, Wasserzähler, Wärmezähler)

• Brennstoffkosten inklusive Lieferung

• Kosten für Betriebsstrom

Sämtliche Kosten für den Betrieb der zentralen Heizanalage werden aufsummiert. Die Gesamtsumme der Kosten für die Versorgung mit Wärme wird dann zu einem Teil nach Umlageschlüssel und zum anderen Teil nach individuellem Verbrauch auf die Mietparteien verteilt. Gleiches gilt für die Kosten der Warmwasserversorgungsanlage.

Moderne Erfassungsgeräte ermöglichen heutzutage eine Heizungsablesung per Funk. Diese Technologie hat einige Vorteile für Vermieter und Mieter in gleichem Maße. Beim Einsatz von Funkmesstechnik muss kein Ableser mehr die Wohnung des Mieters betreten und die Ablesewerte vor Ort erfassen. Die Messgeräte übernehmen die Übermittlung der Daten auf digitalem Wege – Übertragungsfehler können so vermieden werden. Der Mieter spart sich den Urlaubstag oder die Suche nach einem Vertreter, um den Ablesetermin einhalten zu können. Auch verpasste Ablesetermine gehören der Vergangenheit an. Die Koordination von Ableseterminen entfällt komplett.

Wichtiger Hinweis: Eine erhöhte Strahlenbelastung geht von den Funkmessgeräten nicht aus: Die Sendeleistung ist äußerst gering, die Sendeimpulse sehr kurz. Ein Gespräch mit dem Mobiltelefon oder der WLAN-Router erzeugen im Vergleich ein Vielfaches der Strahlung.

Der Bundesrat hat am 05.11.2021 die neue Heizkostenverordnung (HKVO) beschlossen, um die Vorgaben der Energieeffizienz-Richtlinie (EED) umzusetzen. Das Ziel: Den Energieverbrauch von Gebäuden zu senken. Die neue HKVO verpflichtet Gebäudeeigentümer zum Einsatz fernablesbarer Messtechnik und Bereitstellung monatlicher Verbrauchsinformationen an die Bewohner. Mit unseren Lösungen erfüllen Sie alle neuen Anforderungen – komfortabel und einfach.

Die neue Heizkostenverordnung schreibt vor, dass alle Messgeräte, die ab dem Inkrafttreten montiert werden, fernablesbar sein müssen. Spätestens bis zum 31.12.2026 muss der gesamte Bestand auf Fernablesung umgerüstet sein. Ab dem 01.01.2022 müssen Bewohner in Mehrparteienhäusern, die bereits mit fernablesbaren Heizkostenverteilern und Wasserzählern ausgestattet sind, monatlich aktuelle Verbrauchsinformationen mitgeteilt bekommen. Vermieter sind in der Pflicht, diese Vorgabe einzuhalten.

KALO unterstützt Sie bei der Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformation an den Mieter. Dieser kann seine Daten auf einer Onlineplattform oder via App bequem und einfach abrufen.

Hauseigentümer und Vermieter, die eine Heizkostenabrechnung im Rahmen der Betriebskostenabrechnung erstellen, müssen bei der Aufschlüsselung wichtige Informationen miteinbeziehen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dazu gehören folgende Informationen:

• Zeitpunkt der Erstellung

• Mess- und Erfassungstechnik wie z.B. Heizkostenverteiler

• Angabe der Wohneinheit, die abgerechnet wird

• Zusammenstellung der gesamten Grundkosten

• Angabe des Verteilerschlüssels

• Abzug der Vorauszahlungen

• Berechnung des Mieteranteils

• Angabe einer eventuellen Nachzahlung

Als professioneller Abrechnungsservice tragen wir dafür Sorge, dass alle notwendigen Informationen ordnungsgemäß in der Heizkostenabrechnung abgebildet werden.

Als Hauseigentümer und Vermieter ist es Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass Ihre Mieter eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung erhalten. Um eine fehlerfreie Abrechnung zu gewährleisten, setzen wir als Ablesedienst auf verschiedene Qualitätskriterien:

• Einsatz modernster, automatisierter Technik

• Digitale und sichere Datenübermittlung

• Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen

• Persönliche Beratung bei Rückfragen

Nach der Erstellung Ihrer Heizkostenabrechnung prüfen wir die erfassten Verbrauchswerte sowie die anfallenden Kosten erneut auf ihre Nachvollziehbarkeit. Im Ergebnis können so Fehler in der Heizkostenabrechnung und Rückfragen Ihrer Mieter vermieden werden.

Nur in besonderen Ausnahmefällen darf das Messdienstunternehmen Heizkosten schätzen. Fällt beispielsweise das Gerät zur Verbrauchsermittlung durch einen technischen Defekt aus oder sind die Ablesedaten nicht auswertbar, darf eine Schätzung des Verbrauchs erfolgen. Für eine solche Schätzung sind verschiedene Methoden möglich.

Eine zulässige Variante ist das Heranziehen eines vorherigen Abrechnungszeitraums als Grundlage. Alternativ kann der Verbrauch vergleichbarer Räume des Gebäudes zu Grunde gelegt werden. Der Durchschnittsverbrauch des Gebäudes hingegen darf nicht verwendet werden. Wichtig zu beachten ist, dass maximal 25 % der Wohnfläche des Gebäudes geschätzt werden darf.

Ist eine verbrauchsabhängige Ermittlung bei einem größeren Anteil nicht möglich, muss der Vermieter die Kosten anhand der Wohnfläche verteilen. In diesem Fall ist der Mieter allerdings berechtigt, den Abrechnungsbetrag um bis zu 15 % zu kürzen. Es ist daher auch im direkten Interesse des Vermieters, dass die Abrechnung der Heizkosten korrekt erfolgt.

Für die Abrechnung der Heizkosten sind in Deutschland die Normen der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) maßgeblich. Diese sind verpflichtend und können auch nicht durch vertragliche Regelungen ersetzt werden. Die HeizkostenV gibt vor, dass eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten erfolgen muss, sofern eine gemeinschaftlich genutzte Heizungsanlage verbaut ist.

In regelmäßigen Abständen kommt es zu Anpassungen in der Heizkostenverordnung und damit zu veränderten Anforderungen, die bei der Heizungsabrechnung berücksichtigt werden müssen. Mit dem Ablesedienst der KALO erhalten Sie eine rechtssichere Heizkostenabrechnung für Ihre Mieter, die wir für Sie schnell und zuverlässig unter Beachtung aller geltenden Vorgaben erstellen.

§ 1 der Heizkostenverordnung (HKVO) regelt, dass die Kosten für Wärme und Warmwasser verbrauchsabhängig auf die Bewohner („Nutzer“) verteilt werden müssen. Auch wenn die Parteien des Mietvertrages andere Regelungen getroffen haben sollten, geht die Heizkostenverordnung vor. Es gibt allerdings einen Ausnahmefall, in dem die Verordnung nicht vorrangig gilt:

Wenn das Gebäude aus nicht mehr als zwei Wohnungen besteht und eine davon von dem Eigentümer des Gebäudes selbst bewohnt wird, muss keine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung erstellt werden.

In diesen Fällen kann der Vermieter mit dem Bewohner im Mietvertrag andere Regelungen zur Kostenverteilung vereinbaren (§ 2 HKVO), z.B. die Umlage nach Anzahl der Quadratmeter der Wohnfläche oder eine generelle Nebenkostenpauschale.

Verbrauchsabhängige Abrechnung dennoch möglich

Zwar entfällt die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung in dem oben beschriebenen Ausnahmefall, die Vertragsparteien können dieses Modell aber freiwillig im Mietvertrag vereinbaren. Sollten im Mietvertrag keinerlei Regelungen getroffen worden sein, kommen ebenfalls die Regelungen der HKVO zur Anwendung und füllen diese Lücke im Vertrag.

Achtung: Es gibt Ausnahmen von der Ausnahme        

Die Erstellung einer verbrauchsorientierten Heizkostenabrechnung ist auch dann gesetzlich vorgeschrieben, wenn

• in dem Gebäude zusätzlich zu den zwei Wohnungen eine Gewerbeeinheit, wie zum Beispiel ein Friseursalon, vorhanden ist oder

• die zwei Wohnungen nicht denselben Eigentümer haben oder

• zunächst beide Wohnungen von Mietern bewohnt wurden und der Eigentümer nun selbst in eine freigewordene Wohnung einzieht. In diesem Fall darf auf die Anwendung der HKVO nur verzichtet werden, wenn dies bereits im Mietvertrag mit dem verbliebenden Mieter geregelt wurde.

Zu den typischen Fehlern, die bei der Heizkostenabrechnung auftreten, gehört die Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist. Vermieter sind grundsätzlich in der Pflicht eine 12-Monats-Frist einzuhalten, da Nachforderungen, die nach Ablauf der Frist stattfinden, nicht mehr geltend gemacht werden können. KALO stellt die Heizkostenabrechnung in der Regel binnen 7 Tagen nach Eingang der Kosten- und Nutzerdaten bereit – so brauchen Sie sich um die Einhaltung der Fristen keine Sorgen zu machen.

Vermieter müssen den Mietern zudem eine übersichtliche und rechnerisch nachvollziehbare Abrechnung vorlegen. Professionelle Dienstleister für Heizkostenabrechnungen wie KALO, verwenden Dokumente, die diesen Anforderungen gerecht werden.

Nicht selten kommt es vor, dass Vermieter vergessen, die Vorauszahlungen, die bereits zu Jahresbeginn getätigt werden, bei der Abrechnung zum Jahresende zu berücksichtigen, sodass der zu zahlende Betrag auf der Heizkostenabrechnung zu hoch erscheint. Mit einem professionellen Dienstleister wie KALO an der Seite, lassen sich diese Fehler vermeiden.